课程目标

• 了解会议的目的、种类和体系

• 了解会议效率不高的原因及对策

• 掌握有效为会议做准备的要领

• 掌握会议中的沟通和反馈技巧

• 掌握会议主持人的会议管理技巧

• 学会提高会议效率和质量的技巧

第一讲 当今会议面面观

• 会议的意义

• 会议的目的

• 会议的种类

• 会议的频繁

• 会议成本的计算

集思广益图

会议的意义

• 会议是一个集思广益的渠道

• 会议显示一个组织或一个部门的存在

• 会议是一种群体沟通的方式

会议的目的

• 开展有效的沟通

• 传达资讯

• 监督员工、协调矛盾

• 达成协议与解决问题

• 资源共享

• 开发创意

• 激励士气

• 巩固主管地位

达成协议与解决问题

会议的种类

会议的频率

会议成本的计算

• 会议的时间成本

• 直接的会议成本

• 效率损失成本

第二讲 会议效率不高的原因及解决方案

• 会议效率不高的原因及预防性管理

• 高效会议的八大特征

• 会议规范

高效会议的预防性管理（二）

5.参会者要有听的技能

6.要充分作好准备工作

7.明确开会原因及目的

高效会议的八大特征

• 只有必要时才召集

• 好好筹划过

• 拟订和分发了议程表

• 遵守时间

• 一切按部就班

• 请了最有经验的和有才能的人出席

• 作出了评论和归纳

• 记录所有决定、建议和负责人

会议规范种类

• 时间安排方面的规范

• 固定的会议流程规范

• 会议本身要遵守的规则

固定的会议流程规范

会议本身要遵守的规则（一）

1.参会者要将工作安排交给会议主席

2.超过1小时的会议要有书面的通知

3.所有参会者都要有准备发言的心态

4.会议要能准时开始、准时结束

5.负责人对决议能否达成负主要责任

会议本身要遵守的规则（二）

6.在会上要维护别人的尊严

7.要有人提出不同的意见

8.会后要能拿到书面的记录

9.参会者要履行反馈职责

10.要请第三方监控会议质量

第三讲 开会前的准备工作

• 是否要开会

• 准备工作的作用

• 1H5W

• 准备工作核对单

• 主持人的准备工作

准备工作的作用

• 选择最恰当的选择方式

• 使参会者能对讨论有清楚的方向可循

• 清楚的告知参会者应有何种行为表现

• 节省时间与减少冲突

会议准备的5W1H法

主持人的4个准备

   设定沟通目标

   制订行动计划

   预备可能的争执

   进行SWOT分析

SWOT分析

第四讲 成功会议的五种策略

如何做开场白

• 定义：3~5分钟的谈话，系统、简洁及有明确宗旨。

• 内容：开会目的，时间安排，议事方式，纪律规则等。

• 程序：

• 概观会议进行程序；

• 提供与会议有关的资讯；

• 规范议程；

• 指定会议记录者；

• 征求对议程设计的意见。

如何分配发言时间

v 主持人的发言时间应掌握在20%要尽量保证每个人发言机会均等；尽量开成一种互动的会议氛围。

如何掌握议事进度

• 语言方式

• 非语言方式

如何达成决议—决策方式

     彼德·德鲁克决议法：

• 用足够多的时间检视困难所在，并是参会者达成共识

• 列举或图示各提案并开始讨论

• 客观比较各提案的优劣，避免意气之争

• 估计各提案之获益律

• 估计有无采集更多参考资料的需要

• 征求反对意见

• 以中立角度检视正反意见

• 寻求与会者对各题案之认同

• 对提案做适当的休整与妥协

• 确认议事结果

• 组成或指定议案执行的监督单位。

4种群体决策

4种团队决策法

Ø 头脑风暴法

Ø 德尔菲法

Ø 思路转换法

Ø 易地思考法

第五讲 会议中的沟通与反馈技巧

v 会议中的沟通

v 会议中的反馈技巧

沟通的漏斗

沟通的定义

沟通金三角

沟通的冰山模式

有效沟通原则

Ø 有明确的沟通目标

Ø 有明确的时间约束

Ø 重视每一个细节

Ø 积极倾听

Ø 努力达成目标

造成沟通困难的因素

• 缺乏自信，主要因为知识和信息掌握不够

• 重点强调不足或条理不清

• 不能积极聆听，有偏见，先入为主，判断错误

• 按自己的思路思考，忽略他人的需求

• 失去耐心，造成争执

• 准备不充分，没有慎重思考就发表意见

• 时间不充分

• 情绪不好

• 语言不通

• 大脑过滤

• 记忆力差

如何建立信任 

v 找共同点

v 适当展示自己的能力和水平

v 适当暴露自己脆弱的地方

v 不必说出所有的真相

会议中的反馈技巧

批评三部曲

第六讲 主持人的会议管理技巧

v 倾听的技巧

v 实际的说话技巧

          倾听 是暂时忘掉自我的思想、期待、成见和愿望。全神贯注的理解谈话者的内容，与他一起去体验，感受整个过程。这是一种管理技巧，可以通过学习和锻炼得到提高。

倾听的礼节

v 听听别人的故事

v 听听别人完整的故事

v 先听听别人完整的故事

倾听的技巧

v 点头且微笑

v 眼神的接触

v 发出倾听的声音

v 身体向前倾

v 重复和总结

v 必要时做记录

倾听的误区

v 别人说话时你在想你自己的事

v 边听边与自己的不同观点比较

v 经常打断别人的谈话

v 为演讲者结束他的演讲

v 忽略过程只要结果

v 仅听自己想听或愿听的东西

v 精力不集中，易被其他东西干扰

表达感受的两句话

说话技巧

v 展示

v 探询

v 评论

v 建立

v 测试理解情况

第七讲 如何对待会议中的意外情况

v 与“cicada蝉”相遇

v 与“shark鲨鱼”相遇

v 与“donkey驴”相遇

v 遭遇“rabbit tracking兔子般追踪”

v 与“crab螃蟹（跑题者）”相遇

与“cicada蝉”相遇

v 讲故事（和讨论的主题无关）

v 讲了很长才进入主题

v 讲的太模糊，没有具体事例

v 拒绝倾听别人的主要观点

对于“cicada蝉”的解决

v 可用话语或非语言的暗示

v 事先提醒关于会议的程序和时间限制

v 用总结的方式结束

与“shark鲨鱼”相遇

v 有攻击别人的倾向

v 总是给予消极的、否定的意见

对付“shark鲨鱼”型发言者的办法

• 非语言性打断

• 重申会议规范

• 反问法

与“donkey驴”相遇

v 过于敏感

v 防卫性很强，心中有面墙

v 不能站在别人的立场看问题

对付“donkey驴”型发言者的办法

Ø 点名发言

Ø 重复问题

Ø 突出他的贡献

遭遇“rabbit tracking兔子般追踪”

v 质疑正在使用的程序

v 总是提议不同的程序或建议

v 解决的方法：

    1.肯定他的贡献

    2.重申可以试用现在的程序

与“crab螃蟹（跑题者）”相遇

v 开会的同时一并做别的工作

v 私自进入小团体讨论

v 时常接电话

v 瞌睡

v 其他：以笔敲桌，背对发言者，故意看别处等

对“crab螃蟹”型发言者的办法

• 强调时间压力

• 重申会议规范

• 带入别人

• 短暂沉默

第八讲 主持人与参会者的守则与责任

v 主持人的守则与责任

v 参会者的守则与责任

v 如何处理会议中的冲突

主持人的守则与责任

v 营造和谐气氛

v 按照议程进行

v 正确讨论总结内容

v 引导发言者解释使人困惑的发言

v 帮助参会者理清不假思索的想法

v 尊重别人，避免会中意见一边倒的情况

v 减少与议题无关的争辩和讨论

v 保证中立态度

主持人作为矛盾调停者的失败表现

v 听完陈述后，就没词了

v 向双方之一表示赞同

v 阻止对方宣泄，建议双方冷静下来后再谈

v 认为双方都有错误，指出两者各自存在的问题

v 建议举行一个你可能不是主持人的求借方法会议

v 引导双方攻击你

v 缩小问题的严重性

v 换话题

v 当双方争执时，表达不愉快的情绪

参会者的守则和责任

v 会前充分准备

v 会中全情投入，贡献自己的创意与意见

v 以解决问题为己任

v 开放的心态，摒除部门之见

v 尽可能多的获取信息

v 耐心聆听，尊重他人的意见

v 勇于发言，言之有物

v 不隐善扬恶，不人身攻击

v 避免不当的肢体语言

v 会后总结

如何处理会议中的冲突

第九讲 会议记录

v 会议记录者的功能

v 谁能胜任会议记录者

v 对会议记录的10大建议

会议记录者的功能

v 仅次于主持人

v 记录及维持议程所设计的   顺序

v 协助主持人总结与归纳

会议记录者的才能

v 反应快

v 写字快

v 知识面广

v 记忆力特别强

v 组织能力强

v 倾听能力强

v 总结能力强

会议记录的10大建议

团队会议的误区

社会性懈怠

       团体思维

              团体极化

第十讲 会后跟进

v 作参为者的会后跟进

v 作为主持人的会后跟进

v 自我评定

v 怎样提高下次会议的质量

v 关于习惯

参会者会后跟进的内容

v 拿到会议记录以后要细读

v 分析不同参会者的众生相

v 考虑自己任务的完成方法

v 会议是一项新任务的开始

主持人的会后跟进

• 请大家填写会议评估表

• 针对意见做出改进措施

• 询问和联络缺席的同事

• 制定跟进计划，负责跟进

• 如有需要找高层协助

• 如计划进行顺利，取消下次会议

• 会议之后检讨得失

主持人会后自我评定问卷（一）

• 在开会中有没有人误解过我的意思？

• 我有没有在别人谈话时跳到其他话题？

• 有没有在会前让员工了解会议的内容？

• 面对别人说话的时候是不是很紧张？

主持人会后自我评定问卷（二）

• 是否遇到只有主持人说话而没人参与？

• 谈话结束后是否确认别人明白了你的意思？

• 在分派工作时大家是否都看着我而不提问

• 总会把事情的前因后果呈现给别人吗？

• 是否提前考虑把复杂的问题用平易近人的方法表达出来？

• 是否会在会议结束时问大家还有什么问题吗

提高下次会议质量

v 只有必要时才开会 

v 会前要做准备

v 事先颁发议程

v 准时开会准时结束

v 有意识把握会议的方向

v 注意力集中在政策和行动上

v 会议记录应阐明最后的结论

v 会议成功只有用结果衡量

v 强调实施所有的决定

v 鼓励沉默的人发言，阐明糊涂的观点，删除重复的话题

改变旧时的习惯

v 写下想改变的习惯

v 写下你的目标

v 列出习惯带来的问题

v 列出改变习惯的好处

v 奖励自己

v 坚持21天

v 回顾新的习惯行为